改善を始める前に、本当に必要な作業か、手順が壊れているか、繰返し自動化できるかを見ます。
目次
何を分けて考えるか
業務を減らす改善と自動化する改善を区別する。
第109記事の優先度を踏まえ、止める条件と二週間の再点検を決めます。
最初に確かめる範囲
このケースで使う記録は、作業の目的、重複箇所、例外発生率です。業務をやめる→統一する→自動化の順に1行ずつ仕分ける。
何を止め、何を直して自動化するか
実績を説明する
読まれていない集計、判断が曖昧な注文訂正、規則が明確な追跡番号転記を三つの候補に分ける。
条件が変わると何が変わるか
月末や監査だけ使う資料は、普段アクセスが少なくても廃止前に用途を確認。例外が曖昧なら先に運用を直す。
誰がどこを確認するか
作業を廃止する試行では、月末利用者からの反応と請求の不一致を確認する。条件を直す案では入力を増やした側の時間も計り、効果を判断する。
条件が変わるときの判断
対策の順序を必要性、定型性、失敗時の影響の三軸で決める。
| 比較の観点 | 確認する内容 |
|---|---|
| 次の判断に進む | 利用者、頻度、所要時間、事故影響、例外、止める条件と撤回担当を記録する |
記録と処理を設計する
利用者、停止の影響、例外率、承認、測る指標を確認します。
試す作業 業務をやめる→統一する→自動化の順に1行ずつ仕分ける。
現場で先に確認する条件
既に使われていない表でも、監査や請求で月に一度だけ参照する場合があります。止める判断は利用者と用途を確かめ、代替が必要なら先に準備します。
ルールが曖昧な例外処理は自動化の対象にする前に、止める条件と人が決める情報を切り分けます。作業を繰り返すかどうかだけで自動化を決めません。
数字の対象を確認する
期間、件数、分母、欠測、比較方法が揃わないと記録を増やしても変化の理由が分からなくなります。部門ごとに使う単位が異なる指標を同じ表に置く場合は、名称の下に分母を表示します。
定期チェックで判断する
報告値が変わった月は、物量、担当、測り方の違いを先に確認します。施策の影響を一つに決める前に、対象を限定した試行結果と現場の例外を見比べ、次に計る数を決めます。
記録に残す項目
- 作業の目的
- 重複箇所
- 例外発生率
改善の結果を確かめる
改善の前後で「消滅した作業ステップ数」を比較します。集計の対象、期間、観測できなかった件数も残します。消滅した作業ステップ数です。改善前後で件数や時間を比較する場合は、改善対象の実作業数・費用・工数を固定することが必要です。担当や物量が変わると単純な件数比較は誤解につながるため、対象条件も併記します。
記録には「対象期間／分母／改善前／改善後／増減の理由／現場負担の変化」を設けます。数値が改善しても、そのために別部署へ転記や問い合わせが移動していないかを確認してください。
試行で確かめる落とし穴
確認したいのは「不要な業務をそのまま高速化する」という状態が残るかどうかです。
読み合わせと実地確認
- 再現する場面
- 現場の三つの改善案を止める・直す・自動化に分類する
- 確認する範囲
- 発生頻度、利用者、停止影響、例外をチェックする
- 判断できる状態
- 判断理由が説明でき、停止条件も具体化できる。
運用を選ぶときの追加の論点
不要な作業を停止する場合は、月末、監査、社外報告だけで使う人がいないか先に確認します。ルールを直す案では誰がどの条件を確定するか決め、例外の条件がまだ曖昧なら機械に任せる前に人の判断を定義します。自動化する案は、正常でなかった仕事が誰に届くか、停止したときに元の処理へ戻るかまで試します。
取り組む順番を15分で見立てる
発生頻度、一件の負担、事故が起きた場合の影響、現場が変えられる範囲と根拠の確かさを並べます。月20時間の手入力と月2件の誤出荷は、作業時間だけで優先順位を決められません。判断材料が弱い項目には観測の担当と期限を設定します。
社内で説明して引き継ぐ
案ごとに利用者、止めた場合の影響、例外の担当、試行後に戻す条件を合意する。
| 同じ案件の見方 | 読み合わせで比較する内容 |
|---|---|
| 判断が難しい状態 | 使っていないと言われた作業から廃止する |
| 判断できる記録の作り方 | 月次・請求の利用者を確認し中止条件を設定する |
| 引き継げる状態 | 止める、直す、自動化で判断者と失敗時の戻し方が違うと説明できる |
同僚に聞く
例外処理を定義しないと何が自動化できないか？
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一つの処理を廃止・変更・自動化で比較する
運送会社から届いた時刻を営業と倉庫が別々に転記する例を考えます。使われていない営業側の控えを廃止する、倉庫と営業で共通の記録を読む、船社の通知から一部を自動入力するという順に仕事を見ます。共通化案でも、港の引取を確定する担当と顧客への速報を出す担当は別に必要です。
自動化で最初に試すのは、予定と確定の識別、古い通知が後着したときの順序、到着日が変わった後に倉庫の受入枠を取り直す条件です。入力が省けても間違えた受入が増えるなら、確認を残す工程を特定します。作業件数の削減が対外連絡の削減になるかは、同じ便で手直し件数まで測ります。
決裁者には、元の仕事、消す仕事、他部署へ移る仕事、例外時に残す判断を示します。効率の見込みを提示する前に、廃止した仕事の依頼主が本当に出力を使っていないか確認して、誰が取りやめを決めるかを置きます。