物流営業が追加費用と価格転嫁を説明する一枚を作る

まず、相手が判断できる情報を揃える

価格転嫁の相談では、抽象的な「原価が上がった」だけでは顧客が社内稟議を書けません。いつ、どの作業や前提が変わり、誰の仕事・費用が増えたかを、合意した現行条件と比較します。追加費用が単発で発生した案件と、通常運賃を今後継続して見直したい相談は、表でも説明でも別に置きます。配送の実行条件を変えれば減らせる費用と、既に発生し回避できない費用も同じ行にしません。

協力会社が低い単価のもとで運行を続けてきたという話は、相手と合意した料金、提示された追加額、稼働実績など、裏付けられる範囲で示します。受託者の利益率を推定する必要はありません。車両の拘束が延びると、次に予定していた便の組み替えや、代替車両の手配が必要になる場合があります。その変化を便ID、予定、実績、影響範囲で示せば、運送会社の事情を運ぶ側の作業として理解してもらえます。

一件の増分を計算する

定期便30,000円は変更後も必要で、臨時便24,000円を追加し、予定していた別の混載10,000円が取りやめになったとします。現行計画は定期30,000円＋混載10,000円で40,000円。変更後は定期30,000円＋臨時24,000円で54,000円です。差額は14,000円です。24,000円全部を増分とすれば、取りやめた10,000円を落とします。混載が取りやめにならず他案件に使われる場合は、回避額をそのまま引けるか費目の意味を確認します。

社内で残業が4,000円相当増えた場合、その金額は算定の根拠と契約上の請求可否を別に示します。原価が上がった分と請求してよい金額は同じとは限りません。見積、請求、負担範囲の合意と、契約で決めた別料金の区分を経理や管理者が照合してから顧客向けの額を確定します。運行を変更する前なら、金額を「見込み」とし、枠が失効する時刻までに誰の回答が必要かを明記します。

定常改定はいつから何を変えるか

恒常的な価格転嫁を相談するときは、対象期間と、増えた項目の集計範囲を揃えます。例えば港引取の特定便だけで待機・再手配が増えたのか、区域内の共通の労務・燃料が変わったのかで、提案すべき対象が変わります。費用内訳では、実際の交渉に使える記録・公開指標、当初の対象と実績、増分の算式を示します。公正取引委員会の労務費転嫁の指針は交渉の参照先です。個別契約の単価をそこから直接算定するものではありません。

顧客向けの一枚には「現在の運び方」「なぜ増えたか」「どの費目をどの便から変更するか」「値上げ幅を抑える案」「判断期限」を置きます。協力会社から受けた額を共有する場合は、社外に出せる範囲の確認を先に行います。社内用には見積番号、承認の経路、未確定費用と対象外費用まで残し、顧客向けの資料には先方が判断する範囲の根拠を抜き出します。

荷主と一緒に変えられる条件を並べる

船の予定が変わった案件では、納品枠を数時間幅にする、先に必要な量だけ別在庫から出す、港の引取りを複数日に分けるなど、代替案を比較できます。必要量以上の一括発注で倉庫があふれる案件では、発注頻度を増やす、受入単位に上限を設ける、超えた際の外部保管をあらかじめ決める案があります。運賃の差だけでなく、欠品、倉庫の最大保管数、先方の受入、追加車両の費用を同じ計画で比べます。

例えば「定時納品を維持する案は臨時車を追加し14,000円の増分、翌日へずらせる案は臨時車不要ですが先方の荷受け枠は確認中」と並べます。納期の都合で翌日案を検討できない場合は、議論を長引かせず、何時までに臨時車を押さえるかを共有します。値上げを求めるかの二択にせず、維持する条件と変更できる条件を顧客が選べる資料にします。

社内で説明し直す

同僚に資料を渡し、①通常ならどの仕事・費用だったか、②今回はどの出来事で何が増減したか、③顧客に決めてほしいことは何か、を一分で話してもらいます。相手が聞き返した点は、所管部署への照会や用語の説明を追加します。資料を作った営業本人しか答えられない部分は、決められる担当と記録の場所を足します。先方が希望した追加納品枠、回答時刻、協議の結果が次回の依頼書に反映されるところまで確認します。

過剰発注を保管の変化として見せる

例えば毎日20箱使う荷主が、手配の省力化のため一括で60箱を受け取ろうとします。受入余力40箱なら受入直後に20箱足りません。月間の発注量が同じでも、置く必要がある最大数は増えます。保管料金が増えた場合は、営業が数量を減らしてほしいと頼む前に、発注量、実際の使用量、期首残、受入直後の最大数を日別に置きます。最低必要量と安全在庫の理由を話し合うと、分納と発注頻度の提案ができます。

受入を分けると運送回数が増えることがあります。例えば一括受入で外部倉庫を借りる案と、二回に分けて定期車を使う案では、運賃だけを比べると後者を損と誤認する場合があります。外部倉庫への横持ち、入出庫、積み直し、庫内スペース、欠品時の緊急費を並べます。費用を負担する部署と、日程を変えられる部署が違う場合、両者を同じ稟議へ入れます。

会議で確認する三つの論点

見積を説明する人には、①当初の作業の範囲、②今回増えた作業と減った作業、③次の案件で減らせる仕事、を質問します。「港の都合なので仕方ない」とだけ伝えると、相手が協力できる受入変更まで取り上げられません。何をだれが確認する必要があるかを伝えると、船を自由に調整できないことと、自社・荷主で工夫できる部分が同時に分かります。

協議メモには確定した変更、見送り、追加の確認が必要な項目を分け、費用の適用日と条件を記録します。単発の費用を認めてもらった場合でも、次回から通常運賃が改定されたと解釈しないよう、見積書の版を分けます。仮の値を使った稟議案では、確定額が変わった際にどこを更新するかも示します。

次回の発注と見積に反映する

受入を翌日へ動かして臨時便を避けられた案件では、誰が何時までに変更を受諾し、運送会社がいつ元の車を解放したかを次の見積の例外条件へ転記します。協議が終わったら発注部門とも共有し、受入枠の変更が倉庫だけの暗黙の運用にならないようにします。

社内・顧客向けの資料を作る

同じ案件の記録を一枚にまとめる場合は、当初の約束、現在確認できた事実、次に意思決定する時刻を一列ずつ分けます。配車・倉庫の都合と、通常の条件が変わった場合の費用を同じタイムラインから参照できるようにし、後から説明を変えた理由が分かる版を残します。

予定と実績に差がある日には、その日までに確定していた情報だけで、当初にどの判断が可能だったかを見直します。翌日になって判明した事実を遡って書き足さず、それぞれを確認した時刻と担当を明示します。決められない項目を未確定として残せると、顧客とのやり取りを急いでも根拠が崩れません。

担当者が持ち寄る情報

営業担当が答えられない条件は、照会先を決めて情報が確定した時点で追記します。顧客の発注頻度や納品枠の変更ができない場合も、何が固定条件かを共有すると、追加車両、保管、分納の選択肢を同じ前提で比べられます。

説明メモを作る ・ 本船・ヤード・配車の確認表

確認に使う一次資料

• 公正取引委員会の労務費転嫁の指針