船の遅れから倉庫納品までを組み直す

なぜ到着予定だけでは車を決められないか

海上輸送の進捗を顧客へ伝えるときは、「船が港へ着く」「コンテナが搬出できる」「トラックが引き取れる」「倉庫が受け取れる」を別の約束として扱います。到着予定時刻は通常ETAと表記されます。本船の動静の目安にはなりますが、個々のコンテナがその時刻から取り出せることを意味しません。例えば前の港での荷役、航行や入港調整などで到着予定が動き、入港後も荷卸し、搬出条件、必要な手続、ターミナル側の状況で引取の見込みが変わります。

車両を手配する担当が知りたいのは、同じ便に載ったすべてのコンテナの平均的な状況ではありません。今回のコンテナを、どのゲートから、どの条件で、いつ引き取れるかです。営業は本船情報を伝えるだけでなく、確認できたコンテナ番号、照会先、次の更新時刻を表にします。代理店の船の案内、ターミナルの搬出可否、手続を担当する会社からの連絡、運送会社の受諾は、それぞれ別の欄に置きます。

火曜の引取が水曜へずれたケース

例えば月曜午後着の見込みで火曜午前にターミナル搬出を仮手配し、火曜15時に荷受け倉庫を予約していたとします。船の予定が火曜午後へ変わった場合、火曜の車を水曜へ移せば完了とは限りません。水曜の引取枠が取れなければ、同じ運転者が空いていても搬出できません。水曜午前に車と枠が取れても、納品先が木曜まで荷を受け取れなければ、運行と荷物の置き場所を再検討します。

顧客の生産が水曜夕方に必要とするのがコンテナ全量か、数品だけかで手配も違います。後者なら別在庫から必要量を先に出せる場合があります。全量をいつまでに必要とするかを聞き、荷受け側が受けられる時刻、使用する荷役設備、当日の作業許可を確認します。未確定の時刻を伝える際は「水曜午前を調整中」「次の連絡は火曜16時」「手配確定は搬出可と車の受諾を確認後」と分けます。

港の滞留と車両の待機を同じ費目で扱わない

ヤードが混む場合、当初予定どおりに港へ行っても入場や引取に時間がかかることがあります。予約の導入や運用条件は、対象ターミナルの案内を確認します。予約があっても、今回の荷が搬出可能になったか、運送会社が間に合うか、搬出後に納品先が開いているかは別の確認です。予約が使えるターミナルと使えないターミナルがある場合は、案内を一律に転用しません。

どの待ちが費用になったかを説明するときは、港に荷が残った時間、車が拘束された時間、搬出後の空箱返却までの時間、別の保管場所での保管を分けます。実際の費目、日数の数え方、起算、免除時間は契約や船社の通知を確認します。見込みがずれた時点で、追加費用の可能性を先に知らせ、確定した金額は証跡と照合してから伝えると、顧客が選択できる余地が残ります。

打合せで確認する選択肢

元の車を同じ日に待たせる案には、車両の拘束と次便への影響が出ます。別日に再配車する案では、キャンセルの条件、新しい車両の金額、荷受け枠の空きを確認します。一時保管を使う案は、保管と追加運搬の費用、荷物の品質条件、保管先の受入を確かめてから比較します。コンテナを仮置きできるかどうかも、施設の許可や返却条件に左右されます。営業はこの三案を、納品見込み、確定済費用、見込費用、必要な顧客判断の四列で示します。

想定では、元の車を待機させる費用が判断時点でまだ不明、再配車は見積済み、翌日枠は倉庫の返答待ちとします。この場合に営業が伝えるのは順位ではなく、どの案がまだ選べるかと、回答の締切です。例えば「本日15時までの変更なら定期便を移せる可能性があり、過ぎると元の車の取消費が確定することがあります」と、契約条件に沿って相手へ返します。あとから結果が変わった場合も、前の説明が誤りか条件が変わったのかを記録から示せます。

社内展開に使う説明

「入港が遅れた」だけでは、受付、倉庫、営業が同じ調整を始められません。港側には引取可否と受付枠、運送会社には車両と拘束、倉庫には受入と荷役、営業には顧客の最低必要量と許容時間を聞きます。その四つが揃ったときに初めて確約します。引取が遅れるのに着日だけを固定すると、待機、臨時便、追加保管のどれかに負担が移ります。

自分の担当案件を一つ選び、当初時刻の列、現在の見込み、実績時刻、情報元、確度、次の担当を埋めます。後任にその表だけを渡し、まだ確約してはいけない時刻と顧客に決めてほしいことを説明してもらいます。説明が揃わない場合は、船の情報を増やす前に、予約の状態や荷の搬出可否といった判断に足りない欄を直します。

荷受け側から手配を逆算する

荷物が水曜の生産に必要という一言を、倉庫で受け取る時刻、生産工程へ引き渡す時刻、最低必要量に分けます。倉庫の受入が水曜14時で生産へ16時までに渡すなら、検品や構内搬送に何分必要かを聞きます。14時が受付締切か、車が到着すればよい時刻かでも、配車の余裕が違います。港で引取可能になった時刻と受入の締切を引き算するだけでは、実際の走行時間や構内の受付を落とすため、元の経路で試算します。

車を前日に確定する条件として「当日朝に引取可が確定しなくても出発するか」を運送会社と決めます。連絡がなければ待機する運用では、車両が他の仕事へ使えなくなる時間が生まれます。見込みの時刻を出しながら仮押さえまで行うなら、確定連絡をする人、車を解放する期限、出発後に引取不可と判明した場合の扱いを一枚に示します。

定刻を守る案と費用を抑える案を同時に出す

火曜の荷揃えができない例では、手持ち在庫で最低必要量を先納し、残りを木曜受入へ回すと、顧客の生産を止めずに元の輸送の一部を維持できる場合があります。ただし別在庫が品質や仕様で代替できるか、分納で検品・請求・保管が増えるかを確かめます。先納分の送り状と海上便の送り状は、顧客が同じ注文の二つの納品として照会できるようにします。

取り得る案を提出するときは、納品時刻を守る場合の追加負担と、時刻幅や数量を変更する場合の負担を並べます。顧客が一部先納を希望した場合は、残りの受入枠を同時に押さえる必要があります。先納だけを決めた状態で元の車を解放してよいか、残りが港に留まる場合の条件を運送・倉庫の両方へ確認します。

社内・顧客向けの資料を作る

同じ案件の記録を一枚にまとめる場合は、当初の約束、現在確認できた事実、次に意思決定する時刻を一列ずつ分けます。配車・倉庫の都合と、通常の条件が変わった場合の費用を同じタイムラインから参照できるようにし、後から説明を変えた理由が分かる版を残します。

予定と実績に差がある日には、その日までに確定していた情報だけで、当初にどの判断が可能だったかを見直します。翌日になって判明した事実を遡って書き足さず、それぞれを確認した時刻と担当を明示します。決められない項目を未確定として残せると、顧客とのやり取りを急いでも根拠が崩れません。

担当者が持ち寄る情報

営業担当が答えられない条件は、照会先を決めて情報が確定した時点で追記します。顧客の発注頻度や納品枠の変更ができない場合も、何が固定条件かを共有すると、追加車両、保管、分納の選択肢を同じ前提で比べられます。

説明メモを作る ・ 本船・ヤード・配車の確認表

確認に使う一次資料

• 東京都港湾局の搬出入予約制