出荷と請求を合せるには、出荷行、便、請求明細の対応が一対一とは限らない点を先に扱います。
目次
何を分けて考えるか
請求と出荷の突合には伝票ID以外に便ID・日付が要る。
先に一致した金額だけを集めず、未突合残高と承認履歴を月次で照合します。
現場の事例で切り分ける
一便が3納品先に回る車建て料金なら、同じ便額を明細3行に重ねて集計すると3倍になります。
不一致を再請求まで追う
受領した請求の原表を保存し、明細へ日付と請求番号を加えた複合キーを付けます。追加作業の内訳が一便で複数行のときは、承認済みの追加費用明細へ照合します。集計後に全額が一致しても、ある便の過大額と別便の過小額が相殺されることがあります。差額の符号別に件数を取り、訂正請求に元の明細IDを引き継ぎます。
最初に確かめる範囲
このケースで使う記録は、出荷ID、便ID、請求明細の税区分です。照合不能・単価差・数量差を分けて一覧にし、確認権限を定める。
便と出荷行と請求行をまぜて金額を出さない
実績を説明する
一便の基本料2万円を3納品先へ複製すると6万円。便台帳で一回だけ加える。
条件が変わると何が変わるか
別便の過不足は総額で相殺し得る。基本重複、待機差、片側欠落を個別に検出する。
誰がどこを確認するか
T101を出荷表に三回結合しても請求合計は便につき一回に限定する。差額ゼロの便も請求行の重複と未請求を別に確認する。
Excelで運賃請求を照合する練習
金額はすべて税抜の想定値です。Excelに三つのCSVを個別のシートとして読み込み、「出荷」「便」「請求」と名前を付けます。照合シートに便IDを並べます。便台帳に載るT101〜T103のほか、請求だけに載るT999を含めます。最初に出荷シートを見て、一便に複数の出荷IDがあることを確かめてください。
照合シートA列を便IDとすると、請求合計は次の式で集計できます。予定額は便シートの基本予定額と待機承認額を一便につき一度だけ足します。出荷行へ便料金を直接複製すると、T101の基本額20,000円を3回足すことになります。
=SUMIF(請求!B:B,A2,請求!D:D)| 便ID | 予定（円） | 請求（円） | 差額（円） | 判定 |
|---|---|---|---|---|
| T101 | 21000 | 22000 | 1000 | 待機料差 |
| T102 | 15000 | 30000 | 15000 | 基本料金の重複 |
| T103 | 9000 | 0 | -9000 | 請求なし |
| T999 | 0 | 5000 | 5000 | 便台帳になし |
T101は請求された待機料が承認額より1,000円多く、T102は基本料金が二行あります。明細が一行だけの別請求にも同じ便IDが出る場合は、請求種別に加えて請求範囲や訂正行の参照先を確認します。T103とT999は片側にしか存在しません。金額を確定する前に原票へ戻るための印として残します。
条件が変わるときの判断
請求のみ、出荷のみ、同一便を別に表示し、訂正行に元番号を付ける。
| 比較の観点 | 確認する内容 |
|---|---|
| 次の判断に進む | 便、出荷、請求、料金版、差額分類、承認、訂正日を記録する |
記録と処理を設計する
便・伝票・請求行をキーでつなぎ、未突合、単価差、数量差、附帯費用、二重請求を別表示します。
試す作業 照合不能・単価差・数量差を分けて一覧にし、確認権限を定める。
現場で先に確認する条件
Excelの突合は、照合できた行だけを表示して終わると、同月に別の車両で運んだ不足分や過剰分を見落とします。出荷実績だけ、請求だけ、双方にあるものを別シートへ出します。
数量差と運賃表の改訂差は、担当が確認する資料が違います。差の内容と合意できた証拠を記録し、運送会社から訂正請求が届いても元行と結び続けます。
見積条件を分解する
車建て、個建て、重量、時間帯、荷役、待機では料金を発生させる単位が異なります。見積時の荷物と便の条件、請求側が実際に計算した条件、自社の実績を別の列に置きます。
公式資料と自社の取引
標準的な運賃と標準約款を参照する場合も、個別の見積・契約・適用範囲を確認します。試算では税や追加費目を含むかを明記し、承認の有無と実際の作業を別に記録します。
記録に残す項目
- 出荷ID
- 便ID
- 請求明細の税区分
改善の結果を確かめる
改善の前後で「未突合請求率」を比較します。集計の対象、期間、観測できなかった件数も残します。未突合請求率です。改善前後で件数や時間を比較する場合は、出荷件数または便数と請求対象月をそろえることが必要です。担当や物量が変わると単純な件数比較は誤解につながるため、対象条件も併記します。
記録には「対象期間／分母／改善前／改善後／増減の理由／現場負担の変化」を設けます。数値が改善しても、そのために別部署へ転記や問い合わせが移動していないかを確認してください。
試行で確かめる落とし穴
確認したいのは「同額だから同じ案件と誤結合する」という状態が残るかどうかです。
読み合わせと実地確認
- 再現する場面
- 一台に複数納品先があり、訂正請求もある月を用意する
- 確認する範囲
- 出荷、便、請求、追加料金の明細を照合する
- 判断できる状態
- 二重計上・未請求・附帯費用を確認できる。
照合から支払確定まで
請求書の差がゼロでも、相殺された未請求や二重請求がある場合があります。合計の検算と一行ごとの片側明細の確認を分けます。重複するIDを見つけた場合は、個口、納品先、明細種別で処理を分けます。
訂正請求を受けたら、元の行を消さずに差額と新しい承認を追加します。同じ調整が翌月に繰り越された場合も追えるよう、月と請求書の単位を起点にして閉じます。
運用を選ぶときの追加の論点
運賃請求の突合で一番大きな数字が一致しても、抜けた荷物と余分な明細が打ち消し合っている場合があります。運送会社の原表から、同じ便で発生した明細を一組にし、出荷だけ、請求だけ、両方があるものを分けます。訂正金額が翌月へ繰り越されたときも元請求へ戻れるようにします。
突合に使った運賃表の版を固定する
適用開始・終了日、運送会社、契約、費目、対象条件、承認、原本を登録します。運送月と請求月が異なる場合に新単価を過去便へ適用しないよう、どの日を適用基準としたかを突合シートから確認できる形にします。
社内で説明して引き継ぐ
顧客と経理へ差額と根拠の行を示し、請求の訂正がどの便に効くか共有する。
| 同じ案件の見方 | 読み合わせで比較する内容 |
|---|---|
| 判断が難しい状態 | 個口・便・請求を同じ件数として荷主別に合計する |
| 判断できる記録の作り方 | 便に複数の出荷を紐付け固定費を一度だけ配る |
| 引き継げる状態 | 配賦合計が元請求に一致し取消と返金も追える |
同僚に聞く
混載取消が後月に確定したら当月と後月のどちらへ記録するか？